Datenschutzerklärung im Sportclub Hoyerswerda e.V.

Präambel
Der Sportclub Hoyerswerda e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert und nicht automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb sowie an Sportveranstaltungen und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen sind die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Datenverarbeitung und -speicherung
1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Es wird ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten angelegt.
2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, ggf. Titel, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Alter, Datum des Vereinseintritts und -austritts, Mitgliedsstatus (z.B. Erwachsene, Jugendlicher bis 18 Jahre, Familienkarte), Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter und/ oder Betreuer, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Kita- oder Schulzugehörigkeit, ggf. Funktion im Verein, ggf. erhaltene Ehrungen im Sport, ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.
3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen, sowie zur Anmeldung zu Fortbildungen. Im Rahmen von Liga-Spielen, Turnieren, Wettkämpfen oder ähnlichen Veranstaltungen meldet der Verein Ergebnisse und besondere Ereignisse an die Verbände, deren Sportarten im Verein betrieben werden.
4. Als Mitglied des Landessportbundes Sachsen e.V. (LSB Sachsen) ist der Verein verpflichtet, seine ehrenamtlich tätigen Mitglieder an den LSB Sachsen zu melden.
Übermittelt werden dabei Vor- und Nachname, das Geburtsdatum, das Geschlecht, ausgeübte Sportarten und die Vereinsmitgliedsnummer. Bei Mitgliedern mit besonderen Aufgaben werden zusätzlich die vollständige Adresse, die Telefonnummer, die E-Mail-Adresse, Beginn und Ende der Funktion sowie die Bezeichnung der Funktion im Verein übermittelt.
5. Wir weisen darauf hin, dass wir zum Zweck der Organisation und Durchführung einer Sportveranstaltung Ihre persönlichen Daten wie Vorname, Nachname, Geburtsjahr, Geschlecht, E-Mail Adresse, Telefonnummer, PLZ, Ort, Adresse, Land, Nation, Vereinszugehörigkeit und ggf. Schule, Kita, Klassenstufe und T-shirtgröße erheben, speichern und verarbeiten. Die Abfragen von persönlichen Daten unserer Online Formulare sind auf ein anlassbezogenes Mindestmaß reduziert. Ohne diese Daten können wir eine Sportveranstaltung mit Wertungsergebnissen nicht durchführen.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.
2. Auf der Internetseite und in Druckerzeugnissen des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der hauptamtlich Angestellten, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Bild veröffentlicht.
3. Im Zusammenhang mit der Teilnahme an öffentlichen Veranstaltungen des Vereins gefertigte Fotos, Videos und Interviews werden in Rundfunk, Fernsehen, Printmedien, Büchern, sowie jeglichen fotographischen Vervielfältigungen ohne Anspruch auf Vergütung verbreitet und veröffentlicht.
4. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen in der Eintrittserklärung.
5. Fotos, Videos und Ergebnislisten sind bei Veröffentlichung im Internet oder in sozialen Netzwerken weltweit abrufbar. Eine Weiterverwendung und/oder Veränderung durch Dritte kann hierbei nicht ausgeschlossen werden. Die Einwilligung gilt zeitlich unbeschränkt, sofern sie nicht widerrufen wird. Die Einwilligung kann mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. Der Widerruf muss in Textform (Brief oder Mail) an den Verein erfolgen. Eine vollständige Löschung der veröffentlichten Fotos und Videoaufzeichnungen im Internet kann durch den Sportclub Hoyerswerda e.V. nicht sichergestellt werden, da z. B. andere Internetseiten die Fotos oder Videos kopieren können. Der Sportclub Hoyerswerda e.V. kann nicht haftbar gemacht werden für Art und Form der Nutzung durch Dritte,
wie z. B. für das Herunterladen von Fotos und Videos und deren anschließende Nutzung und Veränderung.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen, anderen Veranstaltungen und im Sportbetrieb zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer Rechte benötigt, stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied hat vorher eine schriftliche Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen satzungsgemäßen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, ist die Funktion Bcc zu verwenden.
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben, sind schriftlich zur Wahrung der Vertraulichkeit und zur Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen zu verpflichten.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten und nicht automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten benannt. Die Auswahl und Benennung obliegt
dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB.
2. Der Vorstand nach § 26 BGB ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, YouTube) der ausdrücklichen schriftlichen Genehmigung des Vorstandes nach § 26 BGB. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber der Vorstand nach § 26 BGB weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
1. Alle haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.
2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft.